Política de privacidad

Borrador pendiente de validación jurídica. Este texto debe revisarlo la asesoría jurídica de la Universidad de Huelva, responsable del tratamiento, y su Delegado de Protección de Datos antes de publicarse en firme. La base jurídica concreta la fija el responsable, no quien desarrolla la plataforma. Lo que sigue es la propuesta técnica de partida, redactada a partir de lo que la plataforma hace realmente.

Quién trata tus datos

Responsable	Universidad de Huelva · CIF Q7150008F
Dirección	C/ Dr. Cantero Cuadrado, 6 · 21071 Huelva
Delegado de Protección de Datos	delegado.protecciondatos@uhu.es
Encargado del tratamiento	Quien desarrolla y opera la plataforma, vinculado por el contrato del artículo 28 del RGPD

Con qué amparo legal

Esta es la parte que más se olvida y la que primero pregunta una inspección. Un tratamiento sin base jurídica identificada es un tratamiento ilícito, por muy buena que sea la intención.

Tratamiento	Base jurídica	Norma
Cuenta de acceso y envío de comunicaciones	Ejecución de una relación a petición de la persona interesada	art. 6.1.b RGPD
Organización y difusión del congreso	Misión realizada en interés público: la difusión del conocimiento, función propia de la universidad (norma concreta: pendiente de la validación jurídica)	art. 6.1.e RGPD
Publicación en el libro de actas con ISBN	Misión en interés público e interés legítimo en la difusión científica	art. 6.1.e RGPD
Inscripción al congreso y justificante del pago	Ejecución de una relación a petición de la persona interesada	art. 6.1.b RGPD
Facturación de la inscripción, si se pide factura	Obligación legal de quien la emite	art. 6.1.c RGPD · RD 1619/2012
Estadísticas de participación (perfil y procedencia)	Fin compatible con la inscripción, con datos agregados que no identifican a nadie	art. 6.4 y 89.1 RGPD
Necesidades de accesibilidad	Consentimiento explícito	art. 9.2.a RGPD
Restricciones alimentarias	Consentimiento explícito	art. 9.2.a RGPD
Registro de auditoría y control de accesos	Obligación legal del responsable	art. 6.1.c RGPD · RD 311/2022 (ENS)
Limitación de intentos de acceso	Interés legítimo en la seguridad del sistema	art. 6.1.f RGPD

Los dos tratamientos que se apoyan en el consentimiento se pueden retirar en cualquier momento sin dar explicaciones y sin que eso afecte al resto: si retiras el consentimiento sobre tus necesidades de accesibilidad, tu comunicación sigue en pie. Retirarlo no tiene efectos retroactivos sobre lo ya tratado, pero detiene el tratamiento hacia adelante.

Qué datos se recogen y para qué

Si creas una cuenta

Nombre y apellidos, dirección de correo electrónico y contraseña. La contraseña no se guarda: se almacena únicamente un resumen criptográfico con argon2id, del que no es posible recuperar la original. Si activas el segundo factor, se guarda además un secreto cifrado que sirve para validar los códigos de tu aplicación de autenticación.

Finalidad: identificarte, permitirte enviar y consultar tus comunicaciones y notificarte sobre ellas.

Si envías una comunicación

Los datos de todas las personas firmantes: nombre completo, correo, institución, titulación académica y categoría profesional. El contenido del trabajo y, si lo adjuntas, el documento.

Finalidad: gestionar la evaluación, la publicación en el libro de resúmenes y la organización del programa.

Al añadir a alguien como coautor facilitas sus datos. Es tu responsabilidad haberle informado y contar con su conformidad. La plataforma le avisa por correo de que figura como firmante, precisamente para que nadie aparezca en una publicación sin enterarse.

Si te inscribes al congreso

Antes de elegir tarifa y pagar se piden: nombre y apellidos, DNI, NIE o pasaporte, dirección completa (calle, código postal, ciudad, provincia o estado y país), teléfono y con qué perfil participas (entrenador, jugador, árbitro, docente, académico, estudiante… o el que escribas tú si eliges «Otro»). El correo es el de tu cuenta. Después, la tarifa, la modalidad (presencial u online) y, si pagas por transferencia, el justificante que subas.

Finalidad: tramitar tu inscripción, comprobar el pago y emitir el justificante o, si la pides, la factura. El perfil y la procedencia se usan además para las estadísticas del congreso, siempre agregadas: cuántas personas vienen de cada país o con cada perfil, nunca quién.

Estos datos los ve la secretaría del congreso. El Comité Científico no los ve: no los necesita para evaluar. Puedes corregirlos desde Mi área hasta que tu inscripción quede confirmada; después, escribiendo a la secretaría.

Si te preinscribes

Además de lo anterior, la categoría de participación y, cuando proceda, necesidades de accesibilidad y restricciones alimentarias.

Estos dos últimos son datos de categoría especial del artículo 9 del RGPD y merecen un trato aparte:

• Se piden sólo si quieres darlos, con casilla separada y sin marcar.
• Se comunican únicamente a quien deba atenderlos: la sede en un caso, el servicio de catering en el otro. No a la organización entera.
• No entran en ninguna exportación general ni en el paquete que recibe el comité científico.
• Se suprimen al terminar el congreso, no al terminar la edición.

Qué NO se recoge y qué NO se hace

• No hay cookies de analítica, publicidad ni terceros. Solo están la de sesión y la que le dice a la cabecera que has entrado, las dos técnicamente imprescindibles. No hay banner porque no hay nada que consentir.
• No hay decisiones automatizadas ni elaboración de perfiles. Ninguna comunicación se acepta ni se rechaza por un algoritmo: decide el Comité Científico. No es de aplicación el artículo 22 del RGPD.
• No se venden ni ceden datos con fines comerciales. Nunca, a nadie.
• Las tipografías se sirven desde este mismo dominio, no desde un servicio externo. Visitar el sitio no comunica tu dirección IP a ningún tercero.
• Las direcciones IP se registran cifradas de forma irreversible, únicamente para limitar intentos de acceso automatizados.

Quién más ve tus datos

Quién	Qué ve	Por qué
Secretaría del congreso	Todo lo de tu envío, y tus datos de inscripción y pago	Gestiona la recepción y las inscripciones
Comité Científico	El trabajo sin datos de autoría	La evaluación es ciega
Editorial del libro de actas	Autoría y trabajo de lo aceptado	Publicar con ISBN
Sede y catering	Sólo accesibilidad o dietas, y sólo lo suyo	Poder atenderte
Encargado del tratamiento	Acceso técnico para operar y mantener	Contrato del art. 28
Proveedor de correo (Resend)	Tu dirección de correo y el contenido de los avisos de la plataforma	Hacerte llegar los correos de la cuenta
Buscador de direcciones (Photon, de komoot)	Lo que escribes en «Dirección» o «Código postal» y el país elegido, sin tu nombre, tu correo ni tu IP	Proponerte direcciones mientras escribes

Una transferencia internacional: el correo. Los avisos que te manda la plataforma (confirmar la cuenta, recuperar la contraseña) se envían a través de Resend, nombre comercial de Plus Five Five, Inc., empresa de Estados Unidos. El envío sale de servidores en Irlanda, pero Resend guarda en Estados Unidos tu dirección de correo, el contenido del aviso y su registro de entrega, durante 30 días. La transferencia se ampara en la decisión de adecuación de la Comisión Europea sobre el Marco de Privacidad de Datos UE-EE. UU. (Decisión de Ejecución 2023/1795), en el que Resend está certificada, y además en las cláusulas contractuales tipo (Decisión 2021/914) de su contrato de encargo del artículo 28. Ningún otro dato sale del Espacio Económico Europeo.

Las direcciones que se proponen al inscribirte. Mientras escribes tu dirección, o el código postal fuera de España y Portugal, la plataforma pregunta a Photon, un buscador sobre los datos de OpenStreetMap que ofrece komoot GmbH desde Alemania. La pregunta la hace nuestro servidor, no tu navegador: a Photon sólo le llega el texto tecleado y el país, nunca tu nombre, tu correo, tu dirección IP ni tu cuenta. Las respuestas se guardan en la memoria del servidor un día como máximo, para no repetir la misma pregunta. Si no quieres usarlo, escribe la dirección completa sin elegir ninguna propuesta: el formulario funciona igual. Las provincias, municipios y códigos postales de España y Portugal no se preguntan fuera: van dentro de la propia web.

Durante cuánto tiempo

Dato	Conservación
Cuenta y datos personales	Mientras la cuenta siga activa
Comunicaciones publicadas	De forma indefinida: son una publicación con ISBN
Comunicaciones no aceptadas y borradores	Un año tras el congreso
Registro de auditoría	Cinco años, por exigencia del Esquema Nacional de Seguridad
Datos de inscripción y justificantes de pago	El tiempo que exija la normativa fiscal y contable
Necesidades de accesibilidad y dietas	Hasta la finalización del congreso
Sesiones abiertas	Treinta días, o hasta que cierres sesión
Registro de los correos enviados, en el proveedor de correo	Treinta días

Una comunicación publicada no puede retirarse del libro de actas: es una publicación científica con ISBN y su integridad forma parte del registro académico. Sí puede publicarse una nota editorial junto a ella. Esto es un límite real al derecho de supresión, y por eso se dice aquí y no en la letra pequeña.

Qué pasa si no los das

Los datos de la cuenta y de autoría son imprescindibles: sin ellos no se puede tramitar un envío ni publicar el trabajo. No darlos significa no poder participar. Lo mismo los de inscripción: sin ellos no se puede inscribir a nadie ni justificar su pago.

Los de accesibilidad y dietas son voluntarios. No darlos no impide nada: significa que la organización no podrá prever esa necesidad concreta.

Tus derechos

Puedes ejercer, sin coste y en cualquier momento:

• Acceso — saber qué datos tuyos se tratan.
• Rectificación — corregir los que sean inexactos.
• Supresión — que se borren, con el límite del libro de actas ya explicado.
• Limitación — que se conserven pero no se usen mientras se resuelve algo.
• Oposición — a los tratamientos basados en interés público o legítimo.
• Portabilidad — recibir tus datos en formato reutilizable.
• Retirar el consentimiento — en accesibilidad y dietas, cuando quieras.

Se dirigen a la Universidad de Huelva – Secretaría General (C/ Dr. Cantero Cuadrado, 6 · 21071 Huelva) por cualquiera de estos cauces:

• por correo electrónico, a protecciondedatos@uhu.es;
• por el Registro Electrónico de la sede electrónica de la universidad (sede.uhu.es), con identificación previa;
• en persona, en el Registro General (C/ Dr. Cantero Cuadrado, 6) o en el Registro Auxiliar del Campus de El Carmen.

El plazo de respuesta es de un mes, ampliable a tres si la solicitud es compleja.

Si crees que no se han atendido bien, puedes reclamar ante la Agencia Española de Protección de Datos (agpd.es), sin necesidad de haber reclamado antes al responsable.

Dónde están tus datos

En un servidor situado en territorio español, con copias de seguridad periódicas. El correo transaccional se envía a través de Resend: sale desde Irlanda y su registro se guarda en Estados Unidos (ver «Quién más ve tus datos»).

El registro completo de esta actividad de tratamiento consta en el Registro de Actividades de Tratamiento del responsable, conforme al artículo 30 del RGPD.