Política de privacidade

Rascunho pendente de validação jurídica. Este texto deve ser revisto pela assessoria jurídica da Universidad de Huelva, responsável pelo tratamento, e pelo seu Encarregado da Proteção de Dados antes de ser publicado em definitivo. O fundamento jurídico concreto é fixado pelo responsável, não por quem desenvolve a plataforma.

Quem trata os seus dados

Responsável	Universidad de Huelva · CIF Q7150008F
Morada	C/ Dr. Cantero Cuadrado, 6 · 21071 Huelva (Espanha)
Encarregado da Proteção de Dados	delegado.protecciondatos@uhu.es
Subcontratante	Quem desenvolve e opera a plataforma, vinculado pelo contrato do artigo 28.º do RGPD

Com que fundamento legal

Esta é a parte que mais se esquece e a primeira que uma inspeção pergunta. Um tratamento sem fundamento jurídico identificado é um tratamento ilícito, por muito boa que seja a intenção.

Tratamento	Fundamento	Norma
Conta de acesso e envio de comunicações	Execução de uma relação a pedido do titular	art. 6.º-1-b RGPD
Organização e divulgação do congresso	Missão de interesse público: a divulgação do conhecimento, função própria da universidade (norma concreta: pendente da validação jurídica)	art. 6.º-1-e RGPD
Publicação no livro de atas com ISBN	Missão de interesse público e interesse legítimo na divulgação científica	art. 6.º-1-e RGPD
Inscrição no congresso e comprovativo do pagamento	Execução de uma relação a pedido do titular	art. 6.º-1-b RGPD
Faturação da inscrição, se for pedida fatura	Obrigação legal de quem a emite	art. 6.º-1-c RGPD · RD 1619/2012
Estatísticas de participação (perfil e proveniência)	Fim compatível com a inscrição, com dados agregados que não identificam ninguém	art. 6.º-4 e 89.º-1 RGPD
Necessidades de acessibilidade	Consentimento explícito	art. 9.º-2-a RGPD
Restrições alimentares	Consentimento explícito	art. 9.º-2-a RGPD
Registo de auditoria e controlo de acessos	Obrigação legal do responsável	art. 6.º-1-c RGPD
Limitação de tentativas de acesso	Interesse legítimo na segurança do sistema	art. 6.º-1-f RGPD

Os dois tratamentos que assentam no consentimento podem ser retirados a qualquer momento sem dar explicações e sem que isso afete o resto: se retirar o consentimento sobre as suas necessidades de acessibilidade, a sua comunicação mantém-se. Retirá-lo não tem efeitos retroativos sobre o já tratado, mas interrompe o tratamento para o futuro.

Que dados se recolhem e para quê

Se criar uma conta

Nome completo, endereço de correio eletrónico e palavra-passe. A palavra-passe não se guarda: armazena-se apenas um resumo criptográfico com argon2id, do qual não é possível recuperar a original. Se ativar o segundo fator, guarda-se ainda um segredo cifrado que serve para validar os códigos da sua aplicação de autenticação.

Finalidade: identificá-lo, permitir-lhe enviar e consultar as suas comunicações e notificá-lo sobre elas.

Se enviar uma comunicação

Os dados de todas as pessoas signatárias: nome completo, correio eletrónico, instituição, habilitações académicas e categoria profissional. O conteúdo do trabalho e, se o anexar, o documento.

Finalidade: gerir a avaliação, a publicação no livro de resumos e a organização do programa.

Ao acrescentar alguém como coautor está a facultar os dados dessa pessoa. É da sua responsabilidade tê-la informado e ter o seu acordo. A plataforma avisa-a por correio de que consta como signatária, precisamente para que ninguém apareça numa publicação sem o saber.

Se se inscrever no congresso

Antes de escolher a tarifa e pagar pedem-se: nome e apelidos, documento de identificação ou passaporte, morada completa (rua, código postal, cidade, distrito ou estado e país), telefone e com que perfil participa (treinador, jogador, árbitro, professor, académico, estudante… ou o que escrever se escolher «Outro»). O correio é o da sua conta. Depois, a tarifa, a modalidade (presencial ou online) e, se pagar por transferência, o comprovativo que carregar.

Finalidade: tramitar a sua inscrição, verificar o pagamento e emitir o comprovativo ou, se a pedir, a fatura. O perfil e a proveniência servem ainda para as estatísticas do congresso, sempre agregadas: quantas pessoas vêm de cada país ou com cada perfil, nunca quem.

Estes dados são vistos pela secretaria do congresso. A Comissão Científica não os vê: não precisa deles para avaliar. Pode corrigi-los na Minha área até a inscrição ficar confirmada; depois, escrevendo à secretaria.

Se se pré-inscrever

Além do anterior, a categoria de participação e, quando aplicável, necessidades de acessibilidade e restrições alimentares.

Estes dois últimos são dados de categoria especial do artigo 9.º do RGPD e merecem um tratamento à parte:

• Pedem-se só se os quiser dar, com caixa separada e não assinalada.
• Comunicam-se apenas a quem os deva atender: o local num caso, o serviço de catering no outro. Não à organização inteira.
• Não entram em nenhuma exportação geral nem no pacote que recebe a Comissão Científica.
• São suprimidos no fim do congresso, não no fim da edição.

O que NÃO se recolhe e o que NÃO se faz

• Não há cookies de analítica, publicidade nem de terceiros. Só existem a de sessão e a que indica ao cabeçalho que entrou, ambas tecnicamente imprescindíveis. Não há banner porque não há nada a consentir.
• Não há decisões automatizadas nem definição de perfis. Nenhuma comunicação é aceite ou recusada por um algoritmo: decide a Comissão Científica. Não é aplicável o artigo 22.º do RGPD.
• Não se vendem nem cedem dados com fins comerciais. Nunca, a ninguém.
• Os tipos de letra são servidos a partir deste mesmo domínio, não de um serviço externo. Visitar o sítio não comunica o seu endereço IP a terceiros.
• Os endereços IP são registados cifrados de forma irreversível, apenas para limitar tentativas de acesso automatizadas.

Quem mais vê os seus dados

Quem	O que vê	Porquê
Secretaria do congresso	Tudo o que respeita ao seu envio, e os seus dados de inscrição e pagamento	Gere a receção e as inscrições
Comissão Científica	O trabalho sem dados de autoria	A avaliação é cega
Editora do livro de atas	Autoria e trabalho do que foi aceite	Publicar com ISBN
Local e catering	Só acessibilidade ou dietas, e só o que lhes toca	Poder atendê-lo
Subcontratante	Acesso técnico para operar e manter	Contrato do art. 28.º
Fornecedor de correio (Resend)	O seu endereço de correio e o conteúdo dos avisos da plataforma	Fazer-lhe chegar os correios da conta
Pesquisa de moradas (Photon, da komoot)	O que escreve em «Morada» ou «Código postal» e o país escolhido, sem o seu nome, correio ou IP	Sugerir moradas enquanto escreve

Uma transferência internacional: o correio. Os avisos que a plataforma lhe envia (confirmar a conta, recuperar a palavra-passe) são enviados através da Resend, nome comercial da Plus Five Five, Inc., empresa dos Estados Unidos. O envio sai de servidores na Irlanda, mas a Resend guarda nos Estados Unidos o seu endereço de correio, o conteúdo do aviso e o seu registo de entrega, durante 30 dias. A transferência baseia-se na decisão de adequação da Comissão Europeia sobre o Quadro de Privacidade de Dados UE-EUA (Decisão de Execução 2023/1795), no qual a Resend está certificada, e ainda nas cláusulas contratuais-tipo (Decisão 2021/914) do seu contrato de subcontratação do artigo 28.º. Nenhum outro dado sai do Espaço Económico Europeu.

As moradas sugeridas na inscrição. Enquanto escreve a sua morada, ou o código postal fora de Espanha e Portugal, a plataforma pergunta ao Photon, um motor de pesquisa sobre os dados do OpenStreetMap disponibilizado pela komoot GmbH a partir da Alemanha. A pergunta é feita pelo nosso servidor, não pelo seu navegador: ao Photon só chega o texto escrito e o país, nunca o seu nome, correio, endereço IP ou conta. As respostas ficam na memória do servidor no máximo um dia. Se não o quiser usar, escreva a morada completa sem escolher nenhuma sugestão: o formulário funciona igual.

Durante quanto tempo

Dado	Conservação
Conta e dados pessoais	Enquanto a conta se mantiver ativa
Comunicações publicadas	Indefinidamente: são uma publicação com ISBN
Comunicações não aceites e rascunhos	Um ano após o congresso
Registo de auditoria	Cinco anos, por exigência do Esquema Nacional de Segurança
Dados de inscrição e comprovativos de pagamento	O tempo que a legislação fiscal e contabilística exigir
Necessidades de acessibilidade e dietas	Até ao fim do congresso
Sessões abertas	Trinta dias, ou até terminar sessão
Registo dos correios enviados, no fornecedor de correio	Trinta dias

Uma comunicação publicada não pode ser retirada do livro de atas: é uma publicação científica com ISBN e a sua integridade faz parte do registo académico. Pode, sim, publicar-se uma nota editorial junto dela. Isto é um limite real ao direito ao apagamento, e por isso se diz aqui e não nas entrelinhas.

O que acontece se não os der

Os dados da conta e de autoria são imprescindíveis: sem eles não é possível tramitar um envio nem publicar o trabalho. Não os dar significa não poder participar. O mesmo vale para os de inscrição: sem eles não é possível inscrever ninguém nem justificar o seu pagamento.

Os de acessibilidade e dietas são voluntários. Não os dar não impede nada: significa que a organização não poderá prever essa necessidade concreta.

Os seus direitos

Pode exercer, sem custo e a qualquer momento:

• Acesso — saber que dados seus são tratados.
• Retificação — corrigir os que estejam inexatos.
• Apagamento — que sejam eliminados, com o limite do livro de atas já explicado.
• Limitação — que se conservem mas não se usem enquanto algo se resolve.
• Oposição — aos tratamentos baseados em interesse público ou legítimo.
• Portabilidade — receber os seus dados em formato reutilizável.
• Retirar o consentimento — em acessibilidade e dietas, quando quiser.

Dirigem-se à Universidad de Huelva – Secretaría General (C/ Dr. Cantero Cuadrado, 6 · 21071 Huelva, Espanha) por qualquer destes canais:

• por correio eletrónico, para protecciondedatos@uhu.es;
• pelo Registo Eletrónico da sede eletrónica da universidade (sede.uhu.es), com identificação prévia;
• presencialmente, no Registo Geral (C/ Dr. Cantero Cuadrado, 6) ou no Registo Auxiliar do Campus de El Carmen.

O prazo de resposta é de um mês, prorrogável para três se o pedido for complexo.

Se considerar que não foram bem atendidos, pode reclamar junto da Agência Espanhola de Proteção de Dados (aepd.es), sem necessidade de ter reclamado antes ao responsável.

Onde estão os seus dados

Num servidor situado em território espanhol, com cópias de segurança periódicas. O correio transacional é enviado através da Resend: sai da Irlanda e o seu registo é guardado nos Estados Unidos (ver acima).

O registo completo desta atividade de tratamento consta do Registo de Atividades de Tratamento do responsável, nos termos do artigo 30.º do RGPD.